Dematerialize your company and its business processes
Our collaboration solutions make it possible to share and organize information more efficiently.
These tools enable you to work together more effectively on your day-to-day tasks. The suite of collaboration solutions for document and information management, exchange and sharing within work teams. Automating business processes then helps to increase efficiency and standardize the handling of certain tasks. As a result, core work is lightened, allowing each employee to concentrate on his or her core business.
EDM and governance
Implementing an EDM system can be an excellent opportunity to establish a corporate policy based on document management, which can also have repercussions far beyond simple document flows.
With several years' experience in business analysis and document management, BS-Team can analyze for you the synergy gains you could make by extending your EDM project to include a governance overhaul.
The document life cycle
Subject to appropriate governance, a document goes through several stages during its existence:
1. Creation
Les documents peuvent être rédigés par l’action humaine ou produits automatiquement par des systèmes d’information. Il faut dès la création déterminer certaines caractéristiques qui accompagneront le document tout au long de son existence, notamment l’emplacement et les métadonnées.
2. Management
Une fois créés, les documents sont susceptibles d’évoluer au cours de leurs différentes mises à jour. Même un document statique doit faire l’objet d’une certaine gestion, en particulier pour en définir les permissions d’accès.
3. Broadcast
Une fois validé, le document sera diffusé. Le mode de distribution et les structures de permissions ne sont que deux parmi plusieurs aspects de ce stade.
En particulier, le stade de diffusion peut être suivi d’un retour répété à la phase de gestion.
4. Conservation
Une fois atteinte l’échéance de validité, le document doit souvent être conservé. Cette phase a elle aussi ses besoins et ses caractéristiques spécifiques, en particulier la prescription de droits d’accès d’archivage et la conservation des différentes versions antérieures du document.
En phase de conservation, le document peut être visé par une date de suppression prédéfinie.
The specification of each of these stages is essential to guarantee the rigor and longevity of your EDM system.
Taxonomy and metadata
Your company can equip itself with a taxonomy framework to reinforce the homogeneity of company documents and processes. Better still, a good taxonomy's main function can be to institute structured working methods.